До Нового года осталось меньше 20 дней- радостно сообщает нам календарь, а у службы персонала кипит работа: сверстать и согласовать график отпусков, отчитаться за текущий и согласовать бюджет на следующий год, закрыть на неделю раньше табель за декабрь и не забыть проконтролировать декабрьские выплаты, а еще каким-то чудом найти замену внезапно увольняющемуся специалисту и в самый последний момент проследить, чтобы подготовка к корпоративу не сорвалась в последний момент.
И не считая вечных накладок со стороны ПО, внезапных больничных ответственных работников, и постоянной замены в графике выхода на праздничные дни…
Вместе с зимней погодой и настроением в декабре все задачи переходят в категории срочных дедлайнов и надвигаются как снежный ком.
Знакомо?
Давайте разберемся, что мы можем заранее подготовить и какие приемы грамотного распределения рабочего времени нас спасают.
Как подготовиться к декабрьским рабочим завалам?
Для начала давайте определим, какие функции вы выполняете:
Если вы HRD – значит вы управляете процессами HR-службы, соответственно ваши задачи на декабрь — это подведение итогов и планирование новых задач на следующий год, например:
- Бюджетирование затрат по ФОТ и расходов на персонал компании
- Оценка эффективности работы службы персонала за года (ROI , план-факторный анализ планирования численности по стратегии, показатели HR-аналитики по текучести, кадровому резерву и пр.)
Если вы HR-менеджер – значит ваша задача закрыть вопросы по своему направлению деятельности и подготовить отчеты (если вы в составе структурного подразделения или как менеджер в единственном числе филиала), например:
- Расчет эффективности подбора персонала и количество закрытых вакансий
- Мониторинг рынка з/пл по вакансиям/региону
- Сбор данных и формирование графиков отпусков на следующий год
- Контроль перерасходов часов переработки сотрудников за год
Но, к сожалению, зачастую все эти задачи накладываются на текущую деятельность и организационные изменения, поэтому служба персонала в декабре работает на износ.
Как все успеть или как договориться с собой, что можно успеть не все?
Для начала разделим все задачи по срочности/важности и оценим по правилу Парето:
- Что от вас требует наибольших усилий?
- Какие задачи могут быть решены быстро и за счет чего?
- Какие ресурсы у вас есть? (время, коммуникации, знания)
- Кто может помочь в решении задачи? (делегирование, переподчинение)
Я рекомендую использовать гибкие технологии управления Canban и визуализацию в виде календаря на месяц (action plan).
Для начала оцените задачи по системе приоритетов и сроков (важно/срочно).
Затем оцените, какие задачи невозможно сделать без реализации предыдущей задачи, а какие можно запустить параллельно.
Те задачи, которые исполняются только после реализации предыдущей попадают в Canban-систему и по ним вы можете ставить ограничение на реализацию.
Например: Я не могу рассчитать затраты на подбор персонала без информации о планируемой численности компании, которая должна быть с учетом развития новых регионов.
Затем рассчитайте сколько времени у вас уйдет на реализацию задачи в идеальных условиях и сколько времени при дедлайне. Для оценки времени своей загрузки всегда берите максимальное значение времени.
Всегда устанавливайте себе точки контроля: за месяц/ за неделю/ за день- на каком я этапе нахожусь? Сколько еще осталось? .
Те задачи, которые не реализовались вовремя и скопились на конец месяца оцените с точки зрения распределения ресурсов: кто может мне помочь? Кто уже решал такую задачу?
Оцените какие задачи потребовали больших затрат и можно ли их перенести на другой срок? При переносе задачи пострадает ли бизнес-процесс/ наступит коллапс/ встанет работа другого подразделения?
Состояние любого напряжения лучше всего переносится при четком соблюдении режима дня:
- постарайтесь ложиться спать в предыдущем дне (до 23:00)
- добавьте физическую активность: пройдитесь пешком от метро / станции до дома, после сна сделайте несколько упражнений на растяжку, и только потом делайте утреннюю гимнастику, и постарайтесь соблюдать режим полноценного 3-4 разового питания.
И помните, что не бывает нерешаемых задач, но после любой нагрузки необходим отдых, и психологическое закрепление (якорение) успеха в виде мотивации (Рекомендую описать решение задачи в виде кейса, или примера реализованного проекта).
